Что такое ККМ? Контрольно-кассовая машина: обзор, инструкция, техническое обслуживание

Работа на ККМ, кассовые операции, расчеты с покупателями, порядок ввода машин в эксплуатацию, их техническое обслуживание и контроль за их эксплуатацией регламентируются следующими документами:

Федеральным законом «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»;

Положением по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением;

Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением;

Особое значение имеют документы, разработанные и утвержденные Государственной налоговой службой РФ и Государственной межведомственной экспертной комиссией (ГМЭК) по ККМ. ГМЭК организует испытания, экспертизу ККМ на соответствие их требованиям стандартов и разрешает эксплуатацию представленных моделей кассовых машин на территории России, организует проверку их эксплуатации в организациях, осуществляющих денежные расчеты с населением.

В целях недопущения проникновения на российский рынок ККМ, не включенных в Госреестр, для защиты интересов изготовителей, поставщиков и пользователей кассовых машин, а также для повышения эффективности проверок соблюдения законодательства РФ о ККМ, осуществляемых налоговыми органами, ГМЭК приняла решение об использовании специальных средств визуального контроля кассовых машин, которыми являются объемные голограммы, изготовляемые на фотополимерной пластинке (пленке). Образцы голограмм и их рисунки утверждены ГМЭК. Голограммы имеют порядковый номер. На ККМ наносятся две голограммы: генерального поставщика и обслуживающей организации.

Каждая кассовая машина, поступающая в торговую организацию, должна иметь шильдик (металлическую табличку), закрепленный на кожухе. Шильдик содержит следующие сведения: тип кассовой машины и заводской номер, который указывается на маркировочной табличке, в паспорте и упаковочном листе ККМ, а также печатается на всех кассовых документах.

Кассиры, допущенные к эксплуатации ККМ, должны хорошо знать устройство кассовых машин, на которых они работают. Электронные кассовые машины требуют квалифицированного обращения и ухода, поэтому к работе на них допускаются лица в возрасте не моложе 18 лет, прошедшие специальное обучение и имеющие удостоверение на право их эксплуатации.

На каждую ККМ в торговых организациях заводится Книга кас-сира-операциониста, в которой на основе показаний контрольно-кассовых лент ведется учет поступающей выручки. Книга кассира-опера-циониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями налогового инспектора, директора, бухгалтера предприятия и печатью. На Книге кассира-операциониста указывается заводской номер ККМ, дата ее начала и окончания. Записи ведутся чернилами или шариковой ручкой. В Книге не допускаются неоговоренные исправления.

Места, где устанавливаются ККМ, должны быть оборудованы в соответствии с требованиями эксплуатационной документации и действующими нормативами. В частности, рабочее место кассира должно быть оборудовано так, чтобы исключить возможность соприкосновения ККМ с токоведущими устройствами. Включать ККМ следует только через розетку с заземлением.

Подготовка кассовых машин к работе

1. Ввод в эксплуатацию новых ККМ производит механик из организации, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных ККМ и кассовых терминалов необходимо присутствие прог- i раммиста-электроника. Специалист должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявить его руководству торгового предприятия.

При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.

2. Специалист по ремонту кассовых машин после опробования машины в работе оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные в заводском паспорте. Он обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.

3. До включения кассовых машин в действие замок должен быть; закрыт, а ключ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули) хранится у директора торгового предприятия. < Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором контролирующей организации - налоговой инспекции, где они хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту, уполномоченному для проведения проверки.

4. На кассовую машину администрация торгового предприятия заводит Книгу кассира-операциониста по форме № 24, которая должна быть прошнурована и скреплена подписями налогового инспекто-

pa, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако Книга кассира-операциониста не заменяет кассового отчета (форма № 25).

5. При установке кассовых машин на прилавках магазинов Книга кассира-операциониста ведется по сокращенной форме № 24-а.

6. Допускается ведение общей Книги на все машины. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (№ 1, 2, 3 и т. д.) с указанием в числителе заводского номера кассовой машины; показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и др.) и заверяются подписью представителя администрации торгового предприятия. Все записи в Книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. Все внесенные в Книгу исправления должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.

7. Паспорт кассовой.машины, Книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.

8. Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора магазина или старшего кассира все необходимое для работы (ключи, разменную монету и купюры денег в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины) под подпись.

Директор торгового предприятия либо его заместитель обязан:

Открыть замок привода и счетчиков машин и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в Книгу кассира-операциониста за предыдущий день;

Убедиться в совпадении показаний и занести их в Книгу за текущий день на начало работы и заверить своей подписью;

Оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков заверить подписью и закрыть замок показаний денежных счетчиков;

Выдать кассирам ключи от замка привода машины;

Дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.);

Обеспечить кассира разменной монетой и купюрами денег в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, не

обходимом для расчета с покупателями, а также чековыми лентами соответствующего цвета и размера;

Дать указание кассиру о начале работы, убедившись в исправности машины и готовности рабочего места к началу работы.

Кассир обязан:

Проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты;

Включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;

Напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;

Нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;

Протереть кожух тряпкой и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией.

Перед началом эксплуатации ККМ проводится программирование необходимых параметров машины (данных клише, разрядности вводимых сумм, числа и идентификаторов работающих секций и др.).

Если ККМ не переводится в режим «Регистрация», кассир должен выяснить причину и устранить ее. Если все попытки по устранению неисправности не перевели ККМ в рабочее положение, следует доложить об этом администрации организации и сделать запись о характере поломки в Журнале вызова технического механика из Центра технического обслуживания (ЦТО). После устранения неполадок в ККМ администратор в присутствии кассира выводит на печать Х-от-чет в начале работы или Z-отчет в конце работы. Кассир и администратор подписывают только что полученный Х-отчет и приступают к оформлению начала контрольной ленты (число, время начала работы, тип и номер ККМ).

Контрольная лента является важнейшим документом в организации контроля за полнотой учета наличных денег, поступающих в кассу в течение рабочей смены. Контрольная лента должна обязательно применяться и правильно оформляться в начале и конце каждой рабочей смены.

Организация расчетов с покупателями в торговой организации зависит от применяемого метода продажи товаров. Кассиры-операци-онисты должны осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип ККМ и соблюдать порядок ведения кассовых операций и правила расчета с покупателями.

В соответствии с Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением расчет с покупателями с применением кассовых машин ведется в следующем порядке:

Кассир четко называет сумму полученных денег и кладет их отдельно на виду у покупателя;

Печатает чек на кассовой машине;

Объявляет покупателю общую стоимость всех покупок;

Называет сумму причитающейся покупателю, сдачи и выдает ее вместе с чеком;

После окончания расчета кладет полученные от покупателя деньги в кассовый ящик.

Запрещается предлагать покупателю вместо сдачи какие-либо товары или требовать от него самому разменять их.

В соответствии с Типовыми правилами кассир в качестве оплаты может принимать и безналичные платежные средства (если ККМ такие функции выполняет): банковские расчетные чеки (отдельные бланки установленного образца) и именные чековые книжки с отрывными чеками. Принимаемые документы должны иметь все необходимые реквизиты, подтверждающие их подлинность. Оплата может производиться в кредит - через клавиатуру и с помощью кредитной карточки, которая содержит все необходимые данные для расчетов за товар. При оплате товара кредитная карточка вставляется в щель системного кассового терминала, имеющего связь с банком. Банк после подтверждения платежеспособности покупателя (владельца) кредитной карты списывает указанную сумму со счета своего клиента. После чего кредитная карта с покупкой возвращается владельцу.

В случае возникновения спора с покупателем по вопросу правильности произведенного с ним расчета работу на машине следует приостановить и вызвать администратора (по установленной в кабине кассира сигнализации). В присутствии кассира и покупателя администратор снимает показания счетчиков ККМ (выводит Х-отчет) и сверяет полученные на отчете данные о выручке кассовой машины с суммой выручки, имеющейся в наличии у кассира на момент снятия кассы. По результатам снятия показаний составляется акт, где отражается результат проверки кассира.

Кассиру запрещено самостоятельно вносить изменения в программу кассового терминала, хранить в кассе личные вещи и деньги.

Кассир после окончания смены (до снятия показаний суммирующих счетчиков ККМ) подготавливает свою выручку, т. е. раскладывает наличные деньги по купюрам, а монеты по их достоинству, к

сдаче старшему кассиру. Старший или главный кассир в присутствии кассира-операциониста снимает показания счетчиков ККМ на конец смены и выводит Z-отчет, закрывая таким образом прошедшую смену. Z-отчет подписывается кассиром и старшим кассиром. Затем старший кассир вынимает из кассовой машины контрольную ленту и вместе с кассиром оформляют ее на конец смены так же, как на начало смены (число, время окончания работы, тип и номер кассовой машины). Для одноленточных ККМ старший кассир после ввода соответствующего пароля получает распечатку контрольной ленты за смену. В данном случае контрольная лента является одновременно Z-отчетом.

Рассмотрим новые разъяснения ФНС о применении ККМ. Определим, какие нормы актуальны и какие сведения они содержат.

Есть некоторые особенности, которые важно учитывать при использовании кассовой техники.

Определения

Контрольно-кассовые машины (ККМ) используют при регистрации покупки товаров и печати кассовых чеков.

ККМ является инструментом контроля государственными структурами за оборотом наличных денежных средств, за тем, чтобы в полной мере и своевременно оприходовалась выручка компании.

Владельцы используют такую технику, чтобы ведение учета товара было более упрощенным, как и контроль продавцов. Современные аппараты состоят из:

• дисплея;
• клавиатуры;
• печатающего устройства, с помощью которого можно распечатать чек на специальных бумажных лентах.

Кассовые аппараты применяют, проводя расчеты за реализованный товар и предоставленные услуги. Задачей ККМ является фиксация на бумажных носителях сделки .

Выделяют такие кассовые аппараты:

Кассовые машины классифицируют на:

Выполняемые функции

Перечислим основные функции:

• Обеспечивает печать чеков и контрольных лент.
• Обеспечение печати времени и дат, клише.
• Осуществляется ведение учета выручки по кассиру, секции, суммам и количеству, наличности и безналичным платежам. Отражаются скидки и товары, что реализованы за банковский чек.
• Осуществляется ведение учета возврата товаров.
• Есть функциональные возможности калькуляторов.
• Осуществляется подключение к ЭСМ и электронным весам, принтеру, сканеру.
• Возможно считывание штрих-кодов с этикетки.
• Накапливается в контрольную память информация об итоговых суммах. Остается возможным доступ к данным налоговым инспекторам.

Действующая нормативная база

При использовании ККМ опираются на такие нормативные документы Российской Федерации:

Особенности работы на ККМ

Определим, на какие моменты стоит обратить внимание при организации работы на ККМ.

Правила эксплуатации

На ККМ могут работать те сотрудники, которые изучили правила применения такой аппаратуры. С такими лицами должен составляться контракт об ответственности материального характера.

Кассир должен ознакомиться с устройством кассовой техники и порядком ее использования. На ККМ нужно иметь паспорта регламентированного образца. В нем будут содержаться данные о вводе машины в эксплуатацию, о ремонтах.

На боковых сторонах аппарата обязательно наличие маркировки:

• с товарным знаком компании-производителя;
• с названием устройства;
• с условным обозначением аппарата;
• с заводским номером;
• данные потребления мощности, напряжения питания;
• год, когда машина изготовлена;
• с государственным знаком сертификации.

Заводские номера на маркировочных табличках отражают во всей документации. Если ККМ передается в мастерские для ремонта, стоит составить , где отражают показания денежного счетчика до и после ремонта.

Перед тем, как приступить к работе на кассовой машине, кассиры-операторы получают ККМ, расписавшись. Выдается дискета, ключ от денежного ящика, разменная монета и купюры, чтобы проводить расчеты с покупателями.

Обязательно:

1. Проверяется, есть ли чековая и контрольная лента.
2. Кожух аппарата протирают.
3. Машины включается в электросеть.

Любая работа по техобслуживанию проводится исключительно специализированными предприятиями. Механики, что выполняют ремонтные работы, должны получить удостоверение, позволяющее вести такой вид деятельности.

Инструкция кассира-операциониста

Актуальные документы:

1. и т. д.

Кассиром может быть лицо, которому исполнилось 18 лет, и имеет профобразование или прошло специальную подготовку по утвержденным программам.

Нельзя работать кассиром лицу, что:

• ранее привлекалось к уголовной ответственности за умышленное преступление, и если такую судимость не было снято или погашено;
• имеет хроническое или психическое заболевание;
• является нарушителем общественного порядка;
• злоупотребляет алкоголем или употребляет наркотиками.

Назначает кассира руководство компании в соответствии с требованиями трудового законодательства. Такое лицо находится в подчинении заведующего торговыми залами или директору.

Если на предприятии работает немного сотрудников и нет кассира, его обязательства может исполнять главных бухгалтер или иной специалист на основании распоряжения руководства.

Режим работы кассиров устанавливается согласно трудовому распорядку, что действует на фирме. Если кассир временно отсутствует, его обязательства может выполнять лицо, что назначено .

Чтобы обеспечить защиту кассира от преступного посягательства на рабочем месте, устанавливают кнопку тревожной сигнализации.

Основные требования к кассирам — он обязан изучить:

• правила эксплуатации;
• форму кассовой документации;
• правила, в соответствии с которыми принимаются и выдаются денежные средства;
• нюансы организации трудового процесса;
• особенности определения платежности банкноты и монет ЦБ ;
• особенности использования вычислительного аппарата;
• инструкцию по использованию кассовой техники;
• нормы законодательства о труде;
• внутренний трудовой распорядок;
• основы охраны труда, санитарные нормы.

Для выполнения работы обязательно:

• терпение, внимательность, вежливость при работе с клиентами;
• поддержание доброжелательной атмосферы, подача личного примера для покупателя относительно поведения;
• обеспечение чистоты и порядка на месте работы;
• пребывание на работе в деловой одежде, опрятность;
• исполнение указаний заведующего торговыми залами и директора;
• выполнение записей в кассовой документации с сохранением хронологии (используется шариковая ручка, а не карандаши) и без исправлений;
• корректировка ошибок;
• сообщение руководству фирмы о замечании инженера по сервисам ЦТО, что обслуживает кассовую машину;
• передача всех предписаний, что были выписаны инженерами по сервису ЦТО;
• соблюдение трудового распорядка, что был утвержден на фирме;
• соблюдение требований инструкции по охране труда.

Ответственность кассира наступает при нарушениях в соответствии со , ст. 14.5 КоАП. Ответственность может быть материальной, административной, дисциплинарной.

Рассмотрим обязательства кассира при работе на аппарате в течение смены:

1. Он должен обеспечивать уход на ККМ.
2. Проводит операции по вводу сумм согласно с руководством по эксплуатации.
3. Обеспечивает работу без остановок и не отлучается с рабочего места, если на это нет согласия заведующего.
4. Принимает меры, чтобы не образовывались очереди.
5. Предотвращает и ликвидирует конфликтные ситуации.
6. Следит за сохранностью денежных сумм, что находятся в кассе, ККМ.
7. Следит, чтобы пломба и средства для визуального контроля были сохранными.
8. Отслеживает сроки амортизации используемого устройства.
9. Отслеживает, когда истекает срок работы блока Э.К.Л.З.

Кассиры вправе:

1. Использовать штамп и оттиск «Погашено», «Оплачено», «Контроль» и т. д.
2. Получить распечатку Х-отчетности кассовых машин.
3. Не пускать к машине инженера ЦТО, представителя ФНС, который не представляет удостоверение регламентированного образца.
4. Находиться при кассовых ревизиях.
5. Предлагать меры по улучшению работы, если они касаются его обязанностей.

Если возникнет неисправность или блокировка кассовой техники, кассир:

• выключает ККМ;
• уведомляет о случившемся руководство;
• определяет характер неисправности и делает попытки по ее устранению;
• проверяет оттиски чеков, если данные нечетко отражаются;
• нарушает пломбу, если нет возможности далее работать по причине неисправностей.

Есть несколько запретов:

• нельзя не выдавать чеки клиентам;
• нельзя пускать посторонних в помещение кассы;
• запрещено обращение с денежным знаком;
• нельзя работать без чековых лент;
• работать на ККМ, если повреждено пломбу или средства визуального контроля;
• пускать постороннее лицо в кассовое помещение и т. д.

Подробнее можно посмотреть в самой инструкции, образцов которой в интернете предостаточно.

Установка марки пломбы

Правила, в соответствии с которыми заказывают и получают марки-пломбы, а также устанавливают их, прописаны в Постановлении № 470, .

Марка-пломба кассовой машины – защищенная продукция полиграфии, с помощью которой можно выявлять факты вскрытия или удаления корпусов машины.

Марки-пломбы применяют, чтобы предотвратить нарушение условий использования ККМ, программных продуктов, в результате чего искажается или уничтожается информация, что накапливается в фискальной памяти кассовой техники.

Пломба представлена 3 частями, каждая из которых вклеивается в учетные талоны, на кассовый аппарат и в паспорт ККМ. Марка-пломба содержит коды регионов, учетные номера и дату, когда она изготовлена.

На первой части марки-пломбы обязательно нанесение штрих-кода, учетного номера и код территориального округа. Вторая часть представлена 4 элементами, что должны устанавливаться:

Все элементы имеют поле, куда наносится подпись специалиста обслуживающего предприятия и дата, когда марка-пломба установлена. Должен также использоваться соответствующий шрифт ККМ.

Третья часть марки-пломбы РЦУР содержит штрих-код с контрольными учетными данными, а также с буквенной цифровой информацией.

Обязательно отражение номера заявки, марки-пломбы, даты изготовления, наименование организации, что обслуживает машину. Правила установки марки-пломбы следующие.

Компания, что обслуживает ККМ, установит марку-пломбу, когда:

• модель вводится в эксплуатацию;
• когда модель перерегистрируется в налоговой инстанции;
• когда проводится очередное техническое обслуживание модели аппарата;
• когда проверено, исправна ли модель, к примеру, нет ли ошибки определения доступных касс;
• после окончания ремонта машины;
• после замены накопителей фискальной памяти.

Место установки и количество элементов вторых частей марок-пломб ККМ должны отвечать требованиям руководства по использованию аппаратов данной модели.

Когда проводится техобслуживание кассовой техники, проверяется ее исправность, когда она ремонтируется или меняются накопители фискальной памяти, специалистом обслуживающего предприятия удаляются элементы 2 части марки-пломбы.

После процедуры он ставит новые элементы. В паспорт и учетный талон вносится запись о причинах, по которым заменено марку-пломбу.

Если модель кассового устройства уже используется и не имеет паспорт ККМ, запись будет сделана в Журнал учета вызовов специалиста ЦТО и регистрации проведенных работ (). Сюда же вклеивается 3 часть марки-пломбы.

Если элемент 2 части марки-пломбы повреждается, пользователи обязаны прекратить использование ККТ и сообщить об этом представителя обслуживающей организации. Специалист проверит модель и установит марку-пломбу заново.

Когда прекращается договор с ЦТО, специалистом будут удалены все составляющие 2 части марки-пломбы с техники. Далее информируется налоговая инстанция, что проводила регистрацию данной модели.

Выдача чека

При проведении всех операций по продаже товара, должен оформляться кассовый чек. Такой документ станет подтверждением того, что деятельность ведется открыто.

На его базе будет проверено кассовую дисциплину предпринимателя, соблюдаются фискальные нормы, что установлены законодательными положениями. Если чек не пробит, бизнесмена ожидает штраф.

Чеки, выданные ККМ, являются фискальными документами, что печатаются на специальных лентах. В них предусмотрено отражение:

• наименования компании;
• номера ККМ;
• порядкового номера;
• даты, когда покупка совершена;
• цены;
• типа фискального режима.

Обязательное условие – читабельность чека. На него могут наноситься дополнительные сведения (обычно в верхней части). Это может быть приветствие, благодарность, новости, акции и т. д.

Основное тело чека содержит тип:

• продажа;
• возврат;
• сторно.

Осуществляется настройка параметров чеков для каждого аппарата. Если отражение реквизитов нечеткое или они изменились, эксплуатация ККМ приостанавливается, пока не будет налажено корректную работу.

Чековые аппараты должны применяться всеми предпринимателями. Проверка того, выдаются ли фискальные документы, представлена несколькими видами:

Если чек не правильно оформлен, штраф устанавливается в соответствии со .

Ответственность наступает и если:

• не применяется кассовая техника;
• используется ККМ, что не проходила регистрацию в налоговой службе;
• используется неисправная аппаратура и т. д.

Нюансы в торговле

Стоит опираться на положения и иные нормативные акты.

Любые денежные расчеты с гражданами при проведении торговой операции осуществляются с использованием ККМ, о чем говорится в .

Многие компании предпочитают использовать бланки строгой отчетности, регистрируя их в налоговом органе. Стоит указать, что если в договорах не будет отражено, что покупатели являются предпринимателями, использовать ККТ нужно обязательно.

Применение ККМ не будет указывать, что организация занимается розничной торговлей, так как в критерии отнесения торговли к опту или рознице не включается наличие или отсутствие кассовой техники.

Если осуществляется оптовая продажа без использования кассовых машин, тогда необходимо выписать . Чеки ККМ в качестве замены счетов-фактур не подойдут.

Какой блок контролирует алгоритмы работы машины?

Любой тип кассовой техники характеризуется наличием примерно одинаковых функций, что определит общие принципы ее устройства.

Функциональные узлы ККМ:

Пользователь обязан знать такие правила организации работы на контрольно-кассовых машинах. Обязательно также соблюдение всех указанных правительством норм.

Работа с кассовым аппаратом требует определенных навыков. Кассир должен знать все тонкости работы с ККМ, уметь заполнять журнал кассира-операциониста, снимать Z и X-отчеты и конечно иметь опыт закрытия кассы.

Как работать с кассовым аппаратом

Предварительную подготовку ККМ к работе проводит специалист вашего центра технического обслуживания (ЦТО). При вводе ККМ в эксплуатацию присутствуют кассиры – материально ответственные лица. Представитель ЦТО проверяет исправность кассы, опробует ее в работе и вводит данные для обязательных реквизитов чека.

Работу с ККМ можно доверить только сотрудникам, которые прошли специальное обучение (например, в ЦТО или просто в процессе введение в должность). С кассирами нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Если вы директор или индивидуальный предприниматель, вам можно и лично работать на кассе.

Обязанности директора и кассира при работе с ККМ

До начала работы с ККМ ключ от кассы хранится у вас. Перед началом работы вы, ваш заместитель, дежурный администратор или главный (старший) кассир (в зависимости от размера вашего бизнеса) выдаете кассирам под расписку:

• ключи от кассы и денежного ящика;
• купюры и монеты для размена;
• необходимые принадлежности для работы и обслуживания кассы (чековые ленты, красящую ленту, такие инструменты как щетки для чистки и пинцеты для вытаскивания застрявшей ленты).

Кроме того, перед тем как работать на кассе вы или ваше доверенное лицо обязаны вместе с кассиром:

• сверить показания секционных и контрольных счетчиков с данными книги кассира-операциониста за предыдущий рабочий день;
• занести эти данные в книгу за текущий день и заверить своими подписями;
• оформить начало контрольной ленты – указать на ней тип и номер ККМ, дату и время начала работы, показания счетчиков;
• закрыть замок показания денежных счетчиков;
• убедиться в исправности кассового аппарата и готовности к работе.

После этого вы выдаете кассиру ключи – он может начинать работу.

Как снять X-отчет в ККМ

X-отчет показывает, какие операции и на какие суммы проведены, и позволяет контролировать выручку. Первый Х-отчет кассир снимает в начале дня, после того как подключит кассовый аппарат к электричеству, убедится, что нумератор показывает ноли, заправит чековую и контрольную ленту, проверит дату и при необходимости подправит ее вручную. Х-отчет в начале дня будет совпадать с данными из журнала кассира-операциониста (форма КМ-4) за предыдущий день.

Можно снимать не только полный X-отчет, но и отдельно по каждому отделу или товару, а также по кассирам. Запрашивать такой отчет можно любое количество раз в течение дня – например, в конце каждой смены. В отличие от Z-отчета, Х-отчет не обнуляет выручку.

При выводе Х-отчета проводится сверка его данных с реальной суммой выручки в денежном ящике кассы. Последний X-отчет снимается в конце дня при окончательной сверке выручки (при инкассации).

Онлайн касса 54-ФЗ Бизнес.Ру за 1 день! Получить удобное приложение можно в один клик. Это и поддержка продавца-кассира и удобная складская программа и онлайн-касса с фискальным накопителем.

Как работать на кассовом аппарате

В начале работы с кассовым аппаратом кассир пробивает несколько нулевых чеков, чтобы проверить исправность ККМ. Убедитесь, что ваши кассиры высчитывают и озвучивают покупателям общую сумму покупки, уточняют способ оплаты (наличными или картой), а если вдруг касса не принимает карточки – предупреждают об этом клиентов. Также следите, чтобы кассиры выдавали покупателям чеки, если не хотите штрафов.

Когда нужен акт по форме № КМ-3

Акт о возврате денежных сумм покупателям по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре в конце дня при сдаче выручки. Его подписывает кассир, а утверждаете вы. Акт КМ-3 понадобится, только если:

• клиент отказался от покупки и оформил возврат;
• кассир ошибся.

Во втором случае кассир своевременно должен выбить правильный чек и отдать его клиенту. Чек с ошибкой погашается и подшивается к акту (поскольку чеки быстро выцветают, лучше сразу их скопировать).

Форма КМ-3 включает в себя информацию о кассовом аппарате, о кассире, о вашей программе учета. Также в акт вписывают номер и сумму каждого чека.

Закрытие кассы. Как снять Z-отчет в ККМ

В конце дня нужно сверить выручку в кассе с показаниями ККМ. Сделать это можно с помощью X-отчета. Затем составляется Z-отчет кассира, который содержит:

• данные контрольных регистров на начало и конец дня;
• сумму выручки;
• сведения об общей сумме возвращенных клиентам денег и чеков, аннулированных чеков;
• информацию о скидках.

Кассир не сдаст выручку, пока не снят Z-отчет. Конец контрольной ленты (распечатки) Z-отчета подписывается, в нем указывается тип и номер ККМ, показания контрольных счетчиков, сумма, выручки, дата и время окончания работы. На основании этого отчета заполняются другие формы отчетности – например, журнал кассира-операциониста.

Кассиры сдают деньги и кассовый отчет по форме КМ-6 старшему (главному) кассиру. Если у вас одна-две ККМ, выручка сдается непосредственно инкассатору. Затем кассиру нужно заполнить журнал, проверить состояние кассового аппарата и подготовить его к завтрашнему дню, отключить кассу от сети, накрыть чехлом и сдать вам ключи под расписку.

Как заполнять журнал кассира-операциониста

Правила ведения журнала кассира-операциониста схожи с правилами заполнения книги кассира-операциониста, применявшейся раньше. Журнал заводится на каждую кассу отдельно либо один общий на все ККМ.

В общем случае этот регистр ведется по форме № КМ-4, но допускается заполнение журнала кассира-операциониста по сокращенной форме № КМ-5, если касса установлена на прилавке магазина. Официанты в точках общепита также пользуются формой КМ-5.

Записи в журнал кассира-операциониста заносятся чернилами или шариковой ручкой, без помарок, исправления заверяются подписями кассира и руководства (то есть вашим автографом).

Если ведется один журнал на все кассы, записи вносят в порядке нумерации касс. Естественно, вся информация вводится в хронологическом порядке.

Журнал вместе с другими важными документами, например, паспортом кассового аппарата, должен храниться у вас.

Журнал заполняется ежедневно после снятия Z-отчета по кассе. В него вносятся данные выручке, о возвращенных клиентами чеках, о количестве нулевых чеков за день или за смену. В журнале отражается также информация о недостачах или излишках, если результаты сумм на контрольной ленте расходятся с выручкой.

Кассовый аппарат, согласно ФЗ №54, должен присутствовать у каждого предпринимателя, проводящего операции с наличными деньгами. Некоторые бизнесмены считают, что пользоваться аппаратом очень сложно и самостоятельно освоить его не получится. Но это не так — стоит один раз разобраться, и вы сможете работать практически на любых моделях ККТ. Мы расскажем вам о том, как пользоваться кассовым аппаратом: в этом нет ничего сложного.

Общие правила

Перед тем как пользоваться кассовым аппаратом, обязательно изучите инструкцию. В ней прописаны все сочетания клавиш и правила пробивки чеков. Помните, что в конце дня необходимо “обнулять” кассу, выводя из нее всю заработанную за день наличность и подшивая отчет в кассовую книгу.

Правила пользования кассовым аппаратом достаточно простые

Кто может работать с ККТ?

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.

В обязанности директора также входит:

• внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
• оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
• выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
• выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
• обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Обязанности кассира

Перед тем как заступить на работу, кассир должен:

• проверить работоспособность и целостность блоков кассового аппарата;
• отрегулировать дату и время, проверить, обнулена ли касса;
• перед началом работы нужно выбить пару нулевых чеков, проверив работоспособность печатающего механизма;
• в конце рабочего дня обнулить кассу и сдать наличность директору.

Правила работы с кассовыми аппаратами могут отличаться — изучайте инструкцию

Как работать с ККТ

Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:

1. Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
2. Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
3. Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
4. Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
5. Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.

Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.

Замена ленты

Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.

Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь

У каждого российского предпринимателя, который проводит операции с наличностью, должен быть кассовый аппарат – этого требует федеральный закон номер 54. При этом многие бояться работать с кассовым аппаратом – людей традиционно пугают новые для них устройства. На самом деле, работать с ним несложно. Для того чтобы освоить алгоритм действий, достаточно элементарно запомнить некоторые, достаточно легкие моменты и не менее простой алгоритм действий.

Прежде чем приступить к работе, внимательно изучите инструкцию

Для того чтобы начать работать с любым электронным устройством, в первую очередь следует изучить прилагающуюся к нему инструкцию, и кассовые аппараты здесь не являются каким-то исключением из общих правил. Ознакомившись с инструкцией, вы лучше поймете предназначение той или иной кнопки, а также узнаете порядок действия для проведения нужных вам операций.

В инструкции к кассовому аппарату производители традиционно указывают:

• все возможные сочетания клавиш;
• правила пробивки кассовых чеков.

Кроме того, следует запомнить, что после завершения рабочего дня кассу предстоит обнулить, то есть вывести из нее всю наличность, заработанную за день, и подшить в кассовую книгу соответствующий отчет.

С кассовым аппаратом имеют право работать только лишь либо сам предприниматель, либо лица, ранее заключившие договор с владельцем бизнеса о полной материальной ответственности. Люди, работающие с контрольно-кассовой техникой (ККТ), должны обладать хотя бы минимальными навыками эксплуатации таких устройств – обнулять данные, правильно выбивать чеки и так далее. Желающие освоить ККТ могут пройти соответствующие обучающие курсы в центрах технического обслуживания.

Директор точки, на которой установлен кассовый аппарат, или же индивидуальный предприниматель, перед началом рабочего дня открывают вместе с кассиром привод и счетчик кассового аппарата, выбивают отчетный чек и проверяют совпадение сумм по итогам последнего дня с контрольным журналом.

Помимо этого, в обязанности директора или ИП также входит:

• внесение в кассовую книгу точных показаний ККТ с последующим заверением их своей подписью;
• выдача ответственному лицу ключей от привода аппарата и от самого устройства;
• оформление начала новой контрольной ленты, на которой указывается дата начала ее использования, номер кассового аппарата и показания контрольного регистра;
• выдача кассиру необходимой тому наличности для сдачи – монет и купюр небольшого достоинства;
• обеспечение красящими и кассовыми лентами всех работающих с кассовым аппаратом сотрудников.

На кассира, в свою очередь, возлагаются следующие обязанности:

• проверка целостности всех блоков кассового аппарата и их работоспособности;
• регулировка времени и даты, а также проверка, была ли обнулена касса после завершения предыдущего рабочего дня;
• проверка работоспособности печатающего механизма – для этого следует еще до начала работы выбить несколько нулевых чеков;
• обнуление кассы после окончания рабочего дня и передача наличных денег ИП или директору.

Правила работы с кассовым аппаратом

После того как вы включаете кассовый аппарат, на табло устройства высвечиваются нули, свидетельствующие о его нормальной работе. Следует отметить, что само устройство должно располагаться на прочной ровной поверхности, лучше всего – с местом, где покупатели смогут разместить выбранные ими товары. Кассовый аппарат желательно подключать напрямую в розетку – использование здесь удлинителей нежелательно. Не забудьте о батарейках – они питают резервную память устройства, предусмотренную изготовителем на случай возможных сбоев электропитания.

Некоторые из аппаратов требуют от сотрудника прохождения процедуры авторизации. Чтобы ее успешно пройти, нужно использовать специальную карту либо же просто ввести служебный номер и пароль.

Для того чтобы осуществилась продажа, необходимо ввести нужную сумму. Используя цифровые клавиши устройства, нужно ввести правильные цифры, после чего нажать на кнопку идентификации товара. Как правило, товары разделены на определенные группы, такие как продукты питания, одежда и так далее. Некоторые из кассовых аппаратов способны считывать штрих-код выбранного покупателем товара: в данном случае сумма покупки будет выбиваться автоматически. После того как сумма была введена или выбита правильно, следует нажать на кнопку оплаты – все, покупка проведена успешно.

В случае если в торговой точке действуют скидки на тот или иной товар, их можно будет выбить непосредственно на ККТ. Сперва следует ввести полную стоимость товара, после чего выбрать его категорию, а затем ввести размер предоставляемой покупателям скидки с последующим нажатием кнопки «проценты».

В ситуации когда в один чек следует внести несколько товаров, цена и категория каждого из них нажимается отдельно. Этот процесс нужно повторять до тех пор, пока не будут проведены все выбранные покупателем товары. После этого необходимо нажать кнопку «Оплата». Отметим, что просто нажимая на эту кнопку, вы можете выбить нулевой чек.

Как заменить ленту

Есть еще один важный момент, с которым вам непременно придется столкнуться, работая с кассовым аппаратом, – речь идет о замене ленты. Данную процедуру приходится проделывать часто – со временем все движения здесь будут уже отработаны до автоматизма.

Если вы увидели наносимый в конце рулона маркер розового цвета, это означает, что лента подходит к концу. В таком случае следует взять новый рулон и провести процедуру замены, причем порядок действий здесь одинаковый для подавляющего большинства кассовых аппаратов. Здесь нет ничего сложного – подняв крышку, из которой выходит лента (на некоторых устройствах она может оснащаться защелками), вынимаем бобину, оставшуюся от закончившейся ленты.

Для посетителей нашего сайта действует специальное предложение - вы можете совершенно бесплатно получить консультацию профессионального юриста, просто оставив свой вопрос в форме ниже.

Отсоединив от рулона край новой ленты, укладываем ее в приемник, следя, чтобы размотка была направлена вниз. Проведя ленту через фиксирующий вал и через печатающее устройство, закрываем крышку. Далее ленту следует промотать, используя соответствующую клавишу устройства. После того как край ленты покажется из щели, оторвите ненужный участок – вот и все, можно дальше продолжать работу. Старую ленту следует после извлечения опечатать, и затем передать ИП или директору. Как видим, здесь действительно нет ничего сложного, и, проделав данную процедуру несколько раз, вы научитесь менять ленту едва ли не с закрытыми глазами.